中文電子郵件格式模板
商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡時,應當遵守一定的禮義規(guī)范,如何正確使用電子郵件,撰寫規(guī)范的商務Email,順利的進行對外聯(lián)絡。
撰寫郵件有三種方式:寫郵件、回復郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。
三種方式各有所長,但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內(nèi)容、結束語、署名
二、基本禮儀
1.郵件主題
必須寫郵件主題
在寫商務郵件的時候,如果不寫郵件主題,有人會認為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務郵件的時候最好寫郵件主題。
主題要明確、精練與內(nèi)容相關
主題要明確、精練與內(nèi)容相關,表達出對方需要了解的信息,將郵件內(nèi)容概括為1-2個詞匯,而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息,讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要,最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。
√“關于XX項目的交卷日期”
X“您好”
2、收件人
在寫商務郵件的時候,部分人可能不會寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是,為了自己方便尋找郵件及郵件分類,最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對方的姓名,尤其在給日本客戶發(fā)送商務郵件時,一定要這么做。例:株式會社○○○,開發(fā)部 ○○先生/女士。
傳送電子訊息之前,確認收信對象是否正確,以免造成不必要的困擾。
CC(抄送)與BCC(密送、暗送)
① 在必要和確定的情況下,抄送給相應需要知道進展情況的人員。?督導抄送給直接主管和項目總監(jiān)。
② 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi),可以輸入對方的E-mail地址(當有多個地址時用逗號或分號分隔);也可以分別點擊每個輸入框前的藍色鏈接打開“通訊錄”窗口,選中所需的聯(lián)系人或小組,單擊“確定”按鈕,將所選地址添加到輸入框。需要說明的是,收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址,但看不到“密送[BCC]”中的地址。
③ 如果不希望別人看到一大串的郵箱地址,可以選擇“獨立發(fā)送”。
3、寒暄語
在寫商務郵件的時候,需要寫寒暄語。
例:承蒙您的關照。
我是XX公司的督導XX,XX項目由我負責。
4、郵件內(nèi)容
在寫郵件內(nèi)容的時候,郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個文字時,有的郵件可能不會自動換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長,對方讀這封郵件的時候可能會不方便,所以在寫郵件內(nèi)容的時候,每行控制在35字左右。
為了使郵件內(nèi)容清晰明了,每5~6行為一段落,各個段落之間要插入一行空行。
在線溝通講求時效,所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要,并求溝通效益。稱呼,正文,結束,署名/簽名四點要盡量完整。
稱呼
① 如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。
② 若知道對方的性別可以用:**先生、**小姐、**女士。
③ 如果知道對方的身份可以用:**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理。
正文做到主題明確,語言流暢,內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點,以示禮貌和尊重,以免造成不必要的困擾。
① 在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候,只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。
② 不要在信件中發(fā)泄不滿,應面對面的解決。
③ 回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。
④ 若摘錄的原文很長,應先把回復內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后。
⑤ 在收件人明白其意時,可使用俚語或縮寫。
⑥ 如果有附件,應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。
5、結束語
不同的郵件內(nèi)容,最好使用不同的結束語。
如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。如: 請您考慮,有任何需要咨詢,請電話或EMAIL聯(lián)系我。
最好的結尾要著眼未來。如:希望我們能夠達成合作 。
結尾應顯示誠懇:如:感謝您抽空洽談。
6、署名
在寫商務郵件的時候,一定要寫署名。
公司統(tǒng)一署名:
三、注意事項
1、亂碼
現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件,有的郵件有HTML格式,有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時候請做適當?shù)脑O定之后,再發(fā)送郵件。
2、附件
最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中??赡芤驗閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同,對方無法正常使用該文檔。而且,即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同,那些文檔中可能有病毒,這樣對方的電腦可能會有感染病毒的危險。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。
3、CC、BCC
在發(fā)送商務郵件的時候,一定要CC或者BCC給相關人員。督導抄送給直接主管。
4、發(fā)郵件無subject主題,或者隨便找一個以前的郵件直接回復一下。
后果:以前的郵件是針對以前的某一件事情,郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關,導致收件人一頭霧水,無法快速辨認。
5、郵件下方無簽名(包括人名,公司名字,聯(lián)系方式等)。
后果:導致收件人不知道你是誰?要知道,你在一段時間沒有和客戶聯(lián)系后,突然發(fā)過去個郵件,對方很難判斷你是誰?來自什么地方的什么公司?
6、客戶如果已經(jīng)CC,把郵件抄送給第二個人,或者抄送給2個人以上(可能是客戶的同事或者主管),你回復的時候要按“reply all(恢復全部)” ,而不要只回復發(fā)件的那個人。
客戶發(fā)郵件CC的目的是希望多個人了解到目前此事的進展情況,你有義務回復全部的人
7、回復客戶郵件的時候要” reply with all history”,不要把歷史記錄刪除,否則客戶不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情,一個項目的郵件要保持一個郵件主題。同樣,不應該給客戶看到的內(nèi)容需要刪除再發(fā)送。
8、不要用晦澀難懂的縮寫,我們不是在發(fā)電報。如hv: have等。以免產(chǎn)生誤解,也不要用俚語。
9、如果事情比較復雜,繁多的話,可以用 1 2 3 4 注明。表達要簡潔,直接,明確。不要把很多事情寫在一段中,顯得非常冗長,沒有條理性。
11、不要用過多的感嘆號。你在一個郵件中用了過多的感嘆號,效果是和你一個都不用是一樣的。
12、每一段中間要空一行,方便別人閱讀。
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