中文電子郵件格式模板

中文電子郵件格式模板

商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。

撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。

三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內(nèi)容、結(jié)束語、署名

二、基本禮儀

1.郵件主題

必須寫郵件主題

在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，如果不寫郵件主題，有人會(huì)認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務(wù)郵件的時(shí)候最好寫郵件主題。

主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)

主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個(gè)詞匯，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。

√“關(guān)于XX項(xiàng)目的交卷日期”

X“您好”

2、收件人

在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，部分人可能不會(huì)寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是，為了自己方便尋找郵件及郵件分類，最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對(duì)方的姓名，尤其在給日本客戶發(fā)送商務(wù)郵件時(shí)，一定要這么做。例：株式會(huì)社○○○，開發(fā)部 ○○先生/女士。

傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。

CC（抄送）與BCC（密送、暗送）

① 在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。?督導(dǎo)抄送給直接主管和項(xiàng)目總監(jiān)。

② 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對(duì)方的E-mail地址(當(dāng)有多個(gè)地址時(shí)用逗號(hào)或分號(hào)分隔)；也可以分別點(diǎn)擊每個(gè)輸入框前的藍(lán)色鏈接打開“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人或小組，單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。需要說明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。

③ 如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。

3、寒暄語

在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，需要寫寒暄語。

例：承蒙您的關(guān)照。
我是XX公司的督導(dǎo)XX，XX項(xiàng)目由我負(fù)責(zé)。

4、郵件內(nèi)容

在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個(gè)文字時(shí)，有的郵件可能不會(huì)自動(dòng)換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長，對(duì)方讀這封郵件的時(shí)候可能會(huì)不方便，所以在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，每行控制在35字左右。

為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每5~6行為一段落，各個(gè)段落之間要插入一行空行。

在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。稱呼，正文，結(jié)束，署名/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

稱呼

① 如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺更加友好。

② 若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士。

③ 如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理。

正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

① 在撰寫英文信函時(shí)，只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào)，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。

② 不要在信件中發(fā)泄不滿，應(yīng)面對(duì)面的解決。

③ 回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。

④ 若摘錄的原文很長，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。

⑤ 在收件人明白其意時(shí)，可使用俚語或縮寫。

⑥ 如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。

5、結(jié)束語

不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語。

如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我。

最好的結(jié)尾要著眼未來。如：希望我們能夠達(dá)成合作 。

結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談。

6、署名

在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要寫署名。

公司統(tǒng)一署名：

三、注意事項(xiàng)

1、亂碼

現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時(shí)候請(qǐng)做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。

2、附件

最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤?yàn)閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對(duì)方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對(duì)方的電腦可能會(huì)有感染病毒的危險(xiǎn)。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。

3、CC、BCC

在發(fā)送商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要CC或者BCC給相關(guān)人員。督導(dǎo)抄送給直接主管。

4、發(fā)郵件無subject主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。

后果：以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關(guān)，導(dǎo)致收件人一頭霧水，無法快速辨認(rèn)。

5、郵件下方無簽名（包括人名，公司名字，聯(lián)系方式等）。

后果：導(dǎo)致收件人不知道你是誰？要知道，你在一段時(shí)間沒有和客戶聯(lián)系后，突然發(fā)過去個(gè)郵件，對(duì)方很難判斷你是誰？來自什么地方的什么公司？

6、客戶如果已經(jīng)ＣＣ，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給2個(gè)人以上（可能是客戶的同事或者主管），你回復(fù)的時(shí)候要按“reply all（恢復(fù)全部）” ，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。

客戶發(fā)郵件ＣＣ的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，你有義務(wù)回復(fù)全部的人

7、回復(fù)客戶郵件的時(shí)候要” reply with all history”，不要把歷史記錄刪除，否則客戶不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個(gè)項(xiàng)目的郵件要保持一個(gè)郵件主題。同樣，不應(yīng)該給客戶看到的內(nèi)容需要?jiǎng)h除再發(fā)送。

8、不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發(fā)電報(bào)。如hv: have等。以免產(chǎn)生誤解，也不要用俚語。

9、如果事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用　1　2　3　4　注明。表達(dá)要簡潔，直接，明確。不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長，沒有條理性。

11、不要用過多的感嘆號(hào)。你在一個(gè)郵件中用了過多的感嘆號(hào)，效果是和你一個(gè)都不用是一樣的。

12、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。

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