企業(yè)郵箱使用規(guī)范

企業(yè)郵箱使用規(guī)范應該怎樣制定？企業(yè)郵箱是員工開展內外交流與溝通的重要工具，規(guī)范使用企業(yè)郵箱對提升企業(yè)整體形象有著積極作用。那么我們應該怎樣制訂企業(yè)郵箱使用規(guī)范呢？

企業(yè)郵箱使用規(guī)范范本

1、制定目的

為了規(guī)范公司郵箱管理，正確使用和利用郵箱普通，充分發(fā)揮企業(yè)郵箱的作用，最大限度地提高郵箱的使用率。

2、適用范圍

本制度適用于xx全體員工（含分公司）。

3、權責

3.1 行政部負責企業(yè)郵箱的安全管理和運行秩序維護；

3.2 各部門（中心）員工是負責正確使用企業(yè)郵箱；

3.3 運維工程師負責公司郵件資料的保密，保證郵箱資料更新及時準確

4、具體規(guī)定

4.1、新人培訓

行政部前臺工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱,并對新進員工或不會使用企業(yè)郵箱的員工進行初步培訓

4.2、賬號開通

密碼管理：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網絡地址，比如“mail.dns110.com”，輸入分配的個人用戶名和密碼登陸郵箱，并在第一時間進行密碼更改，以確保郵箱的安全性。

簽名管理：在郵箱設置里，設定個人簽名，使用公司統(tǒng)一的格式（包含：電話、傳真、收集、郵箱、公司名稱、公司網址、地址、logo等）

4.3、郵件收發(fā)

公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設置“郵件到達短信提醒功能”，以便及時處理公務。

4.4、郵件撰寫

4.4.1 稱呼：可以稱呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時還要注意一個順序問題。

4.4.2 確保無錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語。

4.4.3 表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、4、等標識。

4.4.4 合理使用大寫、加粗、字體顏色等功能，以突出重點。

4.4.5 使用結束語。如有任何問題請隨時聯(lián)系我；或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮、祝商祺等。

4.5 郵箱管理

4.5.1 運維工程師根據公司對郵箱管理的安全需求、風險評估后的安全隱患提交解決方案、風險管理控制措施等；

4.5.2 及時給各部門提供郵箱各類技術支持，保證各部門工作順利開展；

4.5.3 定期檢查郵箱的使用情況，對不按規(guī)定使用郵箱的員工給予口頭警告，三次以上的關閉其郵箱使用權；

4.5.4 定期更新、刪除郵箱名單，確保郵箱資料的準確率；

4.5.5 根據公司發(fā)展的需要和要求，對郵箱設置及時做出調整；

4.5.6 定期維護和檢查外部托管機器、設備，保證正常運行；

4.5.7 對郵箱的申請資料，應認真審核，確保審批正確、資料正確、申請符合性等。

5、本規(guī)定最終解釋權歸行政部，此前與本規(guī)定相沖突者，均以本規(guī)定為準。

6、本規(guī)定自文件發(fā)布之日起正式生效執(zhí)行。

7、相關附件

附件1：企業(yè)郵箱申請單

附件2：企業(yè)郵箱簽名模板

xx公司行政部

xx年xx月xx日

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